Ein Projekt lässt sich in folgende Phasen einteilen: Initialisierung, Kick-Off, Konzeption, Vorgehensentscheid, Realisation und Verankerung. Die wichtigsten Meilensteine jeder Phase sowie der Projektabschluss sollten zum Vornherein festgelegt werden. Um festzustellen, ob die jeweilige Organisation noch zweckmässig ist, braucht es beim Übergang in eine neue Phase immer eine Standortbestimmung. In der Initialisierungsphase sind klare Organisationsstrukturen noch weniger wichtig. Mit zunehmender Dauer des Projektes müssen sich Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung aber klar zuordnen lassen; insbesondere dann, wenn die finanziellen Verbindlichkeiten immer grösser werden. Gleichzeitig muss die Professionalität steigen.

Kommunikationsbudgets sind fast immer zu knapp. Muss gespart werden, sollte man dies zuerst bei der Kommunikation nach aussen tun; wenn die interne Kommunikation nicht funktioniert, ist das gesamte Projekt gefährdet. Eine gute interne Kommunikation dagegen wirkt immer auch nach aussen.

Erfolgreiche Kommunikation erfolgt über Kopf und Bauch, das heisst: Neben der reinen Sachinformation muss vor allem die emotionale Seite eines Projektes kommuniziert werden. Wer offen über alle Projektschritte informiert und dabei auch Probleme anspricht, schafft Vertrauen und reduziert Widerstände. Zwischenerfolge sind kommunikativ zu planen.

Internet muss fester Bestandteil eines Kommunikationskonzeptes sein. Die Website eines Projektes wird allerdings grösstenteils regional genutzt, und der Unterhalt ist aufwändig.

Jedes Unterstützungsgesuch muss Angaben zur Eigenwirtschaftlichkeit enthalten, d.h. aufzeigen, wie das Projekt selbsttragend sein kann. Das Gesuch entspricht einem Businessplan, wenn auch nicht so detailliert wie für Banken. Auf jeden Fall sollte dieser die zu entwickelnden Produkte und Dienstleistungen beschreiben, deren Markfähigkeit beurteilen sowie die erwarteten Kosten und den Ertrag realistisch einschätzen. Die entscheidende Frage lautet: Kann das Projekt nach der finanziellen Starthilfe von Regio Plus am Markt bestehen? Wenn nicht, ist Regio Plus die falsche Finanzierungsquelle. Für die Übernahme der Kosten nach Abschluss der Unterstützung durch Regio Plus kommt in Frage, wer vom Projekt direkt oder indirekt profitiert. Bei einem Lehrpfad zum Beispiel wäre denkbar, Mittel aus den Bereichen Forschung, Ausbildung oder Erziehung zu beantragen. Die späteren Nutzniesser sind schon im Voraus zu eruieren. Deren Absicht, sich an den zukünftigen Kosten zu beteiligen, sollte im Gesuch erwähnt werden.

Für jedes Regio-Plus-Projekt wird ein Finanzplan vorausgesetzt. Wichtig ist ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Eigen- und Fremdmitteln. Projektträger müssen mindestens einen Viertel der Gesamtkosten übernehmen, wobei Eigenarbeit anrechenbar ist. Unterstützt werden nur Projekte, die keine anderen Bundesbeiträge erhalten, und welche die kantonalen Finanzierungsmöglichkeiten ausgeschöpft haben. Regio Plus ist kein Ausgleich für unterprivilegierte Regionen. Für die Beurteilung der Gesuche stützt sich der Bund deshalb in erster Linie auf Effizienzkriterien.

Ein wichtiger Aspekt der Finanzierung ist das Fundraising. Dies setzt Marketingdenken voraus. Wer sich Mittel auf diesem Weg beschaffen will, muss sich überlegen, wie der Markt für seine Leistung spielt, und welche Gegenleistung dafür beansprucht werden kann. Auch hier gilt es abzuklären, wer vom Projekt profitiert. Wer sich seiner Leistung bewusst ist, muss bei den Nutzniessern nicht als Bittsteller vorsprechen. Dies ist umso wichtiger, wenn die Leistung nicht aus einem konkreten Produkt, sondern aus einem indirektem Nutzen, wie zum Beispiel aus der Verschönerung der Landschaft, besteht.